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，希望能够帮助到您 。

公文写作的技巧

　作为公职人员，会写文字材料是非常必要的一种技能 ，一些年轻人不愿意吃苦
，认写作为公文写作很难，其实掌握基本技巧 ，就很简单，下面是我整理的.公文写作七步技法
，希望对你有帮助!

　 1 、定“调子
”

　要搞清清朝写文章的目的是什么，方向是什么 ，围绕方向去组织素材
。

　 2
、理“路子”

　这一步就是研究推敲写作思路
，围绕思路研究素材。

　 3、搭“架子 ”

　根据写作目的和占有的素材来安排结构确定层次拟出比较详细的写作提纲 。

　 4 、填“肚子
”

　搭好架子，列好提纲 ，就该进行写作了
，我们通常称为“猪肚”，就是按照提纲填充材料和事例
。

　 5
、梳“辫子 ”

　材料基本内容完成后 ，接下来进入梳理阶段
，看一看主题是否对应，内容是否充实 ，观点是否新颖
，表达是否恰当，结构是否合理。

　 6、戴“帽子”

　对公文材料的观点进行提炼修改 ，好比人戴帽子，既不能大
，也不能小，所以必须对材料的帽子进行检查 。

　 7 、定“稿子
”

　这一步就是对材料进行反复的修改 ，包括内容、观点
、结构、素材 、标题
、标点、文面 、排版等逐一进行修改。

常用公文写作格式与技巧

公文的写作方法有哪些

　如何写好公文呢
，公文的写作有什么方法呢，下面我为大家带来了关于公文的写作方法 ，希望对大家有用
。

　 一
、领会意图

　领受拟制文书的任务后
，首先要正确领会领导的意图，这是拟制文书的前提。公文拟制必须正确体现领导意图 ，不得有丝毫马虎
，否则就会被打回重写 。领会意图一般应掌握以下几点：

　一是要有全局意识
。拟制公文不但是一项原则性、政策性很

　强的工作，而且还是一项具体的业务工作 ，常常涉及到一个部门 、一个人
、一件事
，而这些具体工作又和全局性工作、整体工作 、各个部门的工作，有着密切的联系 ，否则，就不会发公文了。因此
，拟制公文时必须站到全局研究
、领会上级意图，深刻明了每一份具体文书对全局的影响 。如果文书内容涉及到其它部门 ，应及时密切沟通协调
。

　二是要站准位置。是哪一级的人员
，就要站在哪一级的领导角度考虑问题，公文就是“领导的书面语言” ，要了解掌握领导的工作部署、工作进程
，预见工作中可能出现的问题，有针对性地提出工作建议 。这样 ，才能使拟制的文书符合领导的意图
。

　三要明确目的。领导的意图往往就是制发公文要达到的的目的 。因此
，一份文书究竟要解决什么问题，达到什么目的 ，必须心中有数
，目的性越明确，越利于更好地贯彻领导意图
。

　四要有效发挥。领导的意图不一定是现成的 ，有些是要靠我们运用自己的主观能动性进行分析判断 、归纳整理，进行认真思考
，有效发挥 。有时领导只交待任务，意图并不明确 ，这就更需要开动脑筋
，认真思考问题。实际工作是千变万化的，不管哪一种情况 ，都要求我们充分发挥主观能动性
，养成分析问题的习惯，善于联想问题 ，举一反三
，不开动脑筋，不认真思考 ，依赖现成的东西
，死板僵硬，是不可能正确领会意图的
。

　 二、搜集材料

　材料是构成文书的基本要素之一。材料是从实际工作中搜集
、摄取的一系列事实或论据 。大量的搜集材料 ，对拟制文书有着十分重要的意义
。

　材料是拟制文书的基础。无论哪一种文书，它总要反映一种思想或认识
，无思想、无认识的'文书是不存在的 。但是无论任何一种思想或认识，都源于工作实际 ，离开了实际工作
，就没有“原料 ”，头脑就制作不出任何办法 、意见等东西 ，当然也就无所谓文书了
。《改造我们的学习》一文中告诫我们：“学习和研究问题
，应当说不凭主观想象，不凭一时的热情 ，不凭死的书本
，而凭客观存在的事实，详细地占有材料 ，从这些材料中引出正确的结论。
”拟制文书也同样
，正确的观点是从大量的详细的材料中”总结和引伸出来的，所以说 ，广泛地搜集材料是拟制文书的必要一环 。

　材料是阐述观点的支柱
。材料是表达观点的，没有材料
，观点根本无法树立;没有适当的
、足够的材料来支撑，观点即使是立起来了也不能立牢。所以动笔之前 ，观点要靠材料形成;动笔之际
，观点又须材料支撑 。我们常讲要“摆事实、讲道理 ”，这里讲的事实就是材料 ，道理就是观点
。不摆事实
，不论证材料，道理就说不清 ，观点就道不明。如没有充实的材料做内容
，空空洞洞，那肯定是一份“白开水
”式的文书 ，无色无味地占有工作空间 。

　 三 、运用材料

　对材料的占有要“多”。任何质量都表现为一定的数量
，没有数量也就没有质量
。具体地说要做到五个结合：

　一是今昔结合。任何事物都有它形成和发展的历史，只有认识了它的过去 ，才能更深刻地认识它的现在 。正因为这样，我们必须同时从今昔两个方面去占有这种材料
，既要占有现实的材料，又要占有历史的材料 ，这样才能从基本的历史联系出发
，用发展的眼光把问题陈述明白
。

　二是正反结合。正反两方面的材料往往可以形成鲜明比较，以使问题论述得更加有说服力 。

　三是近与远结合
。与表达中心问题有关的材料固然重要但与中心问题间接有关的材料也不可忽视。相反 ，它有时可以起到开阔思路
、补充说明等作用 。

　四是主客观结合
。不仅要占有客观实际材料
，还要占有通过思索得出的材料，如心得、感受及对问题的认识 、看法等。

　对材料的鉴别要“精 ” 。对材料要精确鉴别 ，就是要认清材料性质
，判断材料的真伪，估价材料的价值 ，掂量材料的作用等等
。这是一个很细致的工作
，这个工作做好了，则材料的表象和实质
、轻和重、大和小 、主和次
、典型与一般等 ，就会显得格外明晰。因此，我们必须勤于分析
，善于思索，真正做到“吃透材料
” 。

　对材料的选择要“严”。占有材料 ，我们提倡“以十当一 ”
，以多为佳;选择材料，我们则主张大家以“一当十
” ，以严为上
。选择材料
，一是要围绕中心问题选择材料，选材不是目的 ，对材料之所以要严格选择
，最终目的就是为了表现文书的中心内容。因此，要根据中心内容的需要来决定对材料的取舍 ，有取就有舍
，有选材就有剪材，不舍得割爱 ，不愿意剪材，其结果必然是主干不突出
，观点被淹没 。二是要选择典型的材料
。所谓典型材料，就是那些具有广泛代表性和有较强说服力的材料。三是要选择真实、准确的材料 。只有那些反映本质和主流的事实 ，都是“证据确凿”的真实材料
，才能用来有力地说明问题 、阐明观点
。四是要选择生动、新颖的材料，材料生动
、新颖 ，才能表现出新鲜、活泼的思想
，才能吸引人 、感动人。

　 四
、安排结构

　理解了意图，搜集了材料 ，运用了材料
，还要有恰当的表达方式，把它们编织在一起 ，使其成为一个统一和谐、严密紧凑 、首尾通顺
、行止自如的有机整体 。

　一是要树立“整体在胸 ”的观念
。安排结构
，就是研究文书的整体构成，就是由“分”和“合
” ，组“局部”为“整体 ”的过程，不能整体在胸
，就不能顺然于手。有的人对此认识不足，往往是拿起笔来还不知道从何处写 ，于是只好想一点写一点
，再想一点，再写一点 ，每写一段
，都要回头去从头看起，十步九回头 ，这是很错误的 。

　二是要重视思维逻辑性和条理性
。要分出先后次序
，有条不紊地表达思想内容。如由开端说到结局，由原因说到结果 ，由正面说到反面
，由一方面说到另一方面，由主体内容说到从属内容等等 。

　三是要花气力拟定提纲。拟写提纲一般分四步进行:

　第一步 ，归类材料，就是对搜集的材料进行“梳辫子
”
，进行“合并同类项”;

　第二步，根据观点 ，就是从具体材料中抽象出共同的本质属性
，形成比具体材料更高层次的更高认识来
。

　第三步，调理顺序 ，就是安排先后次序
，确定先写什么，后写什么。

　第四步 ，修改补充 。就是使提纲进一步充实、完善
。

　 五 、起草初稿

　起草初稿时要一丝不苟
，认真拟制，力求为终稿提供合格的“正品 ” ，把“次品率
”降低到最低。

　(一)标题 。标题是文书内容的简语句
，它以高度概括文书的中心内容为目的，让人看了标题 ，就知道主要内容是什么，避免出现文不对题
。

　拟定标题时
，必须遵循四项基本原则：一要明确，直截了当地表明文书的主要内容 ，一目了然。二要简短
，尽量减少字数，一语破的 。三要概括 ，标题要能抓住中心思想
。四要醒目
，从标题上给人一种不忘的印象。

　(二)开头 。开头由于所处的特殊位置，一向被人们所重视
。文书开头强调开门见山 ，落笔点题
，高度概括，言简意赅。归纳起来有三类：

　一是直接进入正文 。

　二是依据目的开头。例如：根据上级关于加强安全工作的指示精神 ，为确保安全责任落实
，公司决定：从5月1日起在全司范围内开展百日安全活动，现将主要事项通知如下：

　三是以概述全貌开头
。就是以简短的文字 ，把概况包括单位
、时间、事由 、简要原因等基本要素反映出来，为下文奠定良好基础。

　(三)中心思想和内容 。文书的中心思想不同于文书的内容
，是文书的灵魂
、主脑
。

　中心思想的特点：具有客观性，它是对全部实际材料的高度概括;具有主观性 ，它是经过作者的头脑加工产生的;具有时代性
，任何一个正确的思想或观念都离不开特写时代。

　中心思想首先要正确，是指中心思想的思想性和科学性 ，其次要深刻
，不能搞形式主义，要来源于实际 ，高于实际;第三要新颖
，做到“人无我有、人有我深 、人深我新”，第四要集中 ，文书思想焦点应该凝聚
，着力点应当单纯，不可分散 ，主攻方向应明确 。

　文书内容千变万化，但主要包括：成绩、问题
、特点、做法 、情况
、原因、体会 、要求
、措施、规定等
，(当然，不一定在一篇文章里全部包括) ，例如
，通知应包括：依据 、事项
、要求;通报内容为情况、原因 、措施;总结内容则为概况
、成绩、问题 、体会、措施等等
。

　(四)层次和段落。层次是指思想内容的表达次序，着眼于思想内容的划分;段落是指文书内容在表达时由于转折
、强调、间歇等情况所造成的文字的停顿 ，侧重于文字表达的需要 。

　层次一般按照时间顺序 、问题性质
、递进关系、分总关系等划分
。

　段落的划分要掌握三条原则：一是单一性
，一段只有一个中心思想，不能把一些互不相干的意思放在一个段落里。二是完整性 ，一个意思要在一个段落里集中说完 。三是互联性
，各段落之间要有内在联系，使其成为全篇的一个有机组成部分 ，做到“分之为段 、合则为篇 ”
。

　(五)观点和材料相统一。必须要防止出现几个问题：

　一是只有观点
，缺乏材料;只有论点，缺乏 论据;

　二是只有材料的堆砌和现象的罗列 ，不提出观点看法;

　三是观点与材料脱节，材料说明不了观点
，观点没有相应的

　材料作根据，互不关联 ，东拉西扯
，杂乱无章 。

　正确的表达方法常见的有以下三种：

　1.夹叙夹议。就是叙述与议论相结合，边讲观点边引材料
。

　2.剖析事理。运用分析的办法 ，提示观点和事实之间的因果关系
，进而阐明观点的正确性，使得观点和材料有机结合 。

　3.列举事实
。用事实说明问题。

　(六)结尾 。俗话讲：“编筐编篓 ，重在收口
”
。文书口子收不好
，就会使全文松散无力。文书的结尾不拘一格，写法很多 ，主要根据文书的类别而定
，现介绍几种常见的主要有四种：

　一是要求性结尾 。在文书的最后对执行某一规定提出具体要求，以便贯彻执行
。如：“各单位于4月30日前将与整改情况上报至XXX处。”

　二是请求性结尾 。如：妥否 ，请批示
。

　三是征询意见性结尾。如：以上计划如有建议和意见，请及时反馈
，我们将…

　四是号召性结尾，这类结尾铿锵有力 ，往往能起到鼓舞斗志的作用
，多用于领导讲话 。如：

　“成千上万的先烈，为着人民的利益 ，在我们的前头英勇地牺牲了
，让我们高举起他们的旗帜，踏着他们的血迹前进吧! ”

　“我们的目的一定要达到 ，我们的目的一定能够达到!
”

　“新的一年已经开始
，让我们团结奋进，锐意进取 ，为XXXX而努力奋斗!

　 六
、修改润色

　一份好的文书
，无不在修改上下功夫，修改是一项艰苦的劳动 ，并不比起草容易，古人说“改章难于造篇”
，就是因为改章要“更上一层楼 ”。

　修改的程序主要分三步：

　第一步：综观全文
。目的在于发现问题，从总体上找出修

　改的办法。对于一些内容比较复杂的长稿 ，需要多看几遍
，宁可多花一些时间，不要匆匆动手 ，以免以后返工 。

　第二步：具体修改
。需要进行细致地思考
，做到字斟句酌。

　第三步：把关复查 。修改完毕，必须从头至尾阅读一遍 ，检查修改是否恰当
。

　比如：“我们一定要认真学习领会上级指示精神
，下大力抓好落实，确保各项任务完成。”一句 ，如改成：

　“要把工作做在平时
，做在前面，遇有急难险重生的任务 ，随时能够拿得出、用得上，圆满完成XXXX任务 。
”就感觉能压得住阵脚
，文章就写得有劲，让人读起来舒畅
。

　最后 ，应当指出
，有时修改不是一次能完成的，而是反复多次才能完成 ，俗话说：好文章是改出来的。因此
，要有耐心细致的作风，才能把文书修改好 。

常用公文写作格式与技巧

　 请示 、报告
、通知通告等公文写法

　 （一）下行文种的写法

　 1、通知

　通知是党政公文下行文中适应性最广 、使用频率最高的一个文种
。通知适用于转批下级机关的公文 ，转发上级机关和不相隶属机关的公文
，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　通知的结构由标题
、正文、落款和附件四部分构成 。

　通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种 ，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种
，如，关于放暑假的通知
。（3）特殊情况下形成的通知 ，标题要注明性质，在文种前加上“紧急” 、“补充 ”、“联合
”
、“转发”、“批转 ” 、“印发
”等字样。

　通知的正文由开头
、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据 。（2）主体简要叙述通知的事项
。（3）结尾另起段写明通知执行要求
，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。 ”“本通知自发布之日起实行
”等习惯用语表示 。

　制发各类通知是为了解决实际问题 ，这就要求在通知的写作上要主题明白显露 、文字简明扼要
、结构先总后分
，使人一目了然
。

　 2、通报

　通报是“表彰先进 、批评错误
、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：

　（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报 ”；

　（2）用于批评错误的 ，称“批评性通报
”；

　（3）用于传达情况的
，称“情况性通报”；

　（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报 ” 。

　通报是用典型事实教育干部群众的 ，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件
。只有选这样的材料进行通报
，才能起到教育大家、鼓舞一片 、警戒八方的作用。

　通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸 ，褒贬的尺度
、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发
，不能牵强附会 。

　 3 、会议纪要

　会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项
。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要 ，主要是对某一重大理论
、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性
，不具有指挥性。

　一次工作会议，涉及问题很多 ，在写会议纪要时
，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心 ，切不可面面俱到 。

　一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见
，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨 ，分析综合各种意见
，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时 ，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见
，可采用“会议听

　取了”、“会议讨论了
” 、“会议研究了”“会议认为 ”
、“会议决定
”等提法，加以集中概括 ，简明扼要地反映出来
。

　 （一）上行文种的写法

　 1、请示

　请示是向上级机关请求指示 、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事 。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时
、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个
，不能多头请示
。请示的内容由三部分构成：

　（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；

　（2）主体部分写请求的事项 ，要求写得实际、合理 、明确
、简要；

　（3）结尾部分写希望、要求
，可以使用以下惯用语，如：“妥否 ，请批示”或“当否
，请批示 ”或“以上请示，望予审批
”或“以上意见 ，如无不妥
，请批转XXX执行”等。

　 2 、报告

　报告是向上级机关汇报工作
、反映情况、提出建议 、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种 。

　报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：

　（1）对上级要求不同
。“报告 ”不要求上级批复；“请示
”则要求上级批复。

　（2）行文时间不同 。“报告”是事中或事后行文；“请示 ”是事前行文
。

　（3）文种性质不同。“报告
”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文 。

　（4）结尾用语不同
。“报告 ”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告
”等词语 ，有的干脆不用
，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否） ，请批示 ”，对上级要求十分肯定。

　报告的内涵决定了它在写作上的通用规则
，就是人们通常所讲的“三段式
” 。

　“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

　（1）情况——做法——问题（意见）；

　（2）情况

　（做法）——问题——今后意见；

　（3）情况——原因（责任）——下步做法；

　（4）情况——原因——责任及处理意见；

　（5）情况——问题——建议等。

　 （三）公布性文种的写法

　 1
、公告和通告

　公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种
。

　通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的`文种。

　两者的不同点主要有三条：

　一是从所宣布告知的事项看 ，公告重于通告；

　二是从宣布告知事项的范围看
，公告大于通告 。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；

　三是从发布两告的机关看 ，公告发布的机关级别高
，是党和国家的高级机关；通告，上至中央 ，下至基层机关及国有企事业单位均可使用；

　四是从所发布的方式看
，公告是采用新闻手段，通过电台 、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布 ，也可在内部行文
。

　两告都是短篇公文
，撰写时必须文字简要
、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说 ，可少说的不多说 。文字简要，才便于人们牢记 、遵守
。

　 （四）其他常用应用文的写法

　 1
、介绍信 介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份 、人数
、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用 。

　介绍信通常有两种形式：

　普通介绍信
。用公文纸书写：

　（1）在公文纸正中的地方写“介绍信 ”三个字
，字要比正文大些。

　（2）联系单位或个人的称呼 。

　（3）被介绍人的姓名、身份 、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人
”）
。

　（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”
、“请予协助 ”、“此致敬礼
”等语 。

　（5）本单位名称和写信日期 ，加盖公章。

　带存根的印刷介绍信有规定格式
，使用只须填上有关内容
。

　（1）存根部分简填，以便日后查考。

　（2）本文部分要填写详细些 。

　（3）派人联系办理重要或保密事情 ，要注明被派人员的政治面貌 、职务
。

　（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字
，有的还要限制有效期。

　（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章 。

　 2、申请书

　申请书是个人或集体向组织表达愿望 ，向机关
、团体、单位领导提出请求时的一种书信
。申请书应把该写的问题写清楚
，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书 。

　（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称
。如：“入党（团）申请书” 、“开业申请书 ”等，字体较正文稍大。

　（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称 。

　（3）写申请书的具体内容：

　申请的事情或理由最好分段写 ，以便接受申请的一方把握要领
。

　申请的理由比较多
，可以从几个方面
、几个阶段谈认识。

　（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼
”、“请领导批准”等语 ，也可以不写 。

　（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。

　 3 、工作计划

　工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算
。写工作计划要求简明扼要
、具体明确，用词造句必须准确
，不能含糊。

　工作计划的格式：

　（1）计划的名称 。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划 ”
。

　（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求 ，工作的项目和指标
，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么 、怎么做
、做到什么程度 。

　（3）最后写订立计划的日期
。

　工作计划的内容。一般地讲 ，包括：

　（1）情况分析（制定计划的根据） 。制定计划前
，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的 ，是依据什么来制定这个计划的
。

　（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能
，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标 。

　（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）
。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件 ，确定工作的方法和步骤
，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

　 4 、工作总结 总结 ，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查
、总评价
，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足 ，有什么经验等 。

　基本情况。

　（1）总结必须有情况的概述和叙述
，有的比较简单，有的比较详细
。这部分内容主要是对工作的主客观条件 、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

　（2）成绩和缺点 。这是总结的中心
。总结的目的就是要肯定成绩 ，找出缺点。成绩有哪些
，有多大，表现在哪些方面 ，是怎样取得的；缺点有多少
，表现在哪些方面，是什么性质的 ，怎样产生的
，都应讲清楚 。

　（3）经验和教训
。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作 ，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究
、概括、集中，并上升到理论的高度来认识 。

　（4）今后的打算
。根据今后的工作任务和要求
，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向 ，提出改进措施等。

　写好总结需要注意的问题

　（1）总结前要充分占有材料 。最好通过不同的形式
，听取各方面的意见，了解有关情况 ，或者把总结的想法 、意图提出来
，同各方面的干部
、群众商量
。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

　（2）一定要实事求是 ，成绩不夸大
，缺点不缩小，更不能弄虚作假 。这是分析、得出教训的基础。

　（3）条理要清楚
。总结是写给人看的 ，条理不清
，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然 ，这样就达不到总结的目的。

　（4）要剪裁得体，详略适宜 。材料有本质的
，有现象的；有重要的，有次要的 ，写作时要去芜存精
。总结中的问题要有主次 、详略之分
，该详的要详，该略的要略。

　（5）总结的具体写作 ，可先议论
，然后由专人写出初稿，再行讨论
、修改 。最好由主要负责人执笔 ，或亲自主持讨论、起草 、修改
。

　 （五）信函性文种的写法

　 1
、函

　函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题 、受文机关
、正文和落款四部分构成：

　（1）标题

　函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种
，如，苏州大学关于XXX的复函；事由＋文种 ，如“关于恳求XXX的函”或“关于申请XXX的函
”；“关于请求批准XXX的函” 。

　（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称
。

　（3）正文：

　开头概括交代发函的原因和目的
，常用“现将有关问题说明如下： ”、“现将有关问题复函如下：
”等习惯用语过渡转入主体。

　主体部分要简洁得体，问题 、意见要写得明确 。

　结语
。根据不同类型的函件事项 ，选择“特此函告”、“特此复函 ”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致．敬礼
”等敬语 。

　落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年
、月、日期
。

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